I en snabbrörlig värld duger det inte att lägga 3-årsplaner som hela organisationen sedan följer. Vad vi behöver idag, för att vara relevanta när förutsättningarna ändras, är effektiva metoder att snabbt och med hög kvalitet genomföra analyser för att ta rätt beslut i rätt tid.

I en snabbrörlig värld, behöver de flesta organisationer bli bättre på att effektivt analysera omvärlden och sin verksamhet, för att snabbt kunna ta rätt beslut. Det är därför viktigare än någonsin att arbeta effektivt och med hög kvalitet när vi ger oss in i det analytiska arbetet. Annars är det lätt att det slukar en massa tid och i värsta fall dessutom leder oss till felaktiga slutsatser. Nedan har jag sammanfattat mina lärdomar från analysarbete i såväl konsultbolag med fokus på analys och strategisk rådgivning, som medelstort bolag med fokus på implementering och kundnytta:

1. Standardiserad analysprocess

Ett arbetssätt oavsett analys, hjälper dig att bli effektiv och att säkerställa kvalitet i samtliga analyser. Dessutom är det enkelt att coacha och hjälpa varandra när arbetssättet är standardiserat inom bolaget.

2. Smart problemformulering

Problemställningen behöver vara specifik och möjlig att agera utifrån. Ta gärna hjälp av ett tanketräd, som kan vara antingen problem- eller hypotesdrivet beroende på hur mycket du vet om frågan och beroende på din förmåga att formulera hypoteser i detta specifika fall:

I ett problemdrivet tanketräd är det frågorna "Vad" och "Hur" som tar dig från en nivå till nästa. I ett hypotesdrivet träd är det frågan "Varför" som tar dig vidare.

3. Genomtänkt planering

Tanke måste föregå handling i det analytiska arbetet. En planering behöver således finnas på plats innan du kan börja genomföra analysen. Annars är risken stor att du först börjar samla in data och sedan funderar på om den insamlade datan hjälper dig närmre en lösning på problemet. En bra start är att lista dina frågeställningar och eventuella underfrågor, och därefter fundera på följande punkter:

• Vilken analys behövs för att besvara frågan eller testa hypotesen

• Vilken data behövs för respektive analys och var finns datakällan

• Hur vill du presentera dina resultat (målbild för output)

• Vem är ansvarig och när måste respektive analys vara klar

Att sätta upp en struktur för detta i excel, med kolumner för varje punkt ovan, brukar vara ett enkelt sätt att strukturera upp tankearbetet. Se exempel:

4. Prioritera rätt frågor

Vilka frågor kommer att spela roll för verksamhetens framtida resultat? Det är dessa frågor du ska lägga tid på. Då behöver du fundera på både frågans betydelse för affären, och hur sannolikt det är att ni kan agera utifrån resultatet.

5. Arbeta i Power Point redan från start

Presentationer kräver mer tankearbete än textdokument, varpå du behöver göra ett bättre jobb med att fundera innan du sammanställer den information du samlat in. Det finns flera fördelar med Power Point framför att arbeta i exempelvis Word, under analysarbetet:

• Lättare se mönster i data

• Frågan "so what" för varje slide hjälper dig arbeta fram viktiga implikationer

• Bygger successivt upp dokumentationen under arbetets gång

• När du är klar, kan du återanvända slides i andra sammanhang

• Du kan kommunicera komplexa resultat till olika målgrupper

Man kan säga att slides hjälper dig att gå från "intressant analys" till "vad ska vi göra annorlunda imorgon? Nedan har jag försökt återge vilken roll slides kan spela under analysarbetets gång:

Vill du lära dig mer om analysarbete samt hur du på bästa sätt presenterar dina resultat, kontakta oss gärna för konsultation eller utbildning. Erfarenhet från management consulting har gett färdigheter inom såväl analys som presentation, och VD-erfarenhet har adderat pragmatiska anpassningar för den medelstora organisationen som inte lever på analys utan på analysens implikationer. Denna flexibilitet och breda bakgrund, gör att vi enkelt skräddarsyr utbildningar och upplägg efter era behov.