Varför skall ni lägga tid och kraft på att få en styrelse på plats? Vad har du att vinna på det, och vad behöver ni tänka på för att göra detta på bästa sätt?

Många medelstora familjeföretag kommer till en punkt då man börjar fundera på om man vill ha en styrelse. Kanske har man tidigare haft en Advisory Board eller en skuggstyrelse, som varit behjälplig i att bolla strategiska frågor o.s.v. När man sedan vill ta steget att börja arbeta som en formell styrelse, är det ofta för att möta omvärldens förväntan om att ett seriöst bolag gör det. Alltför ofta har man inte tänkt igenom varför man vill ha en styrelse och vad man förväntar sig av den. För att lyckas med styrelsearbetet, måste man först tänka igenom detta och sätta ramarna för hur man vill arbeta och vad man vill uppnå. Nedan följer fem saker att tänka på när du startar upp styrelsearbetet:

1. Tillsätt en extern styrelseordförande

Om du vill ta steget mot ett ägarstyrt men inte ägarlett bolag, är det här är chans att visa att du menar allvar med styrelsearbetet och på riktigt är beredd att ge den makt att leda ditt bolag. Med en genomtänkt kravspec, har du förhoppningsvis chansen att dessutom få in en person som har de kvaliteter som krävs för att göra jobbet bra. Det är ju inte alltid grundaren eller ägaren, som ofta är mer entreprenör karaktär, är den optimala ordföranden.

2. Tydlighet

För att få önskad effekt av ert styrelsearbete, måste förväntningar vara tydligt kommunicerade. Genomarbetade avtal med ordförande och ledamöter är en bra start. Se inte dokumenten som rör styrelsens arbete som formalia, utan ta chansen att genom dokumenten förmedla dina förväntningar och eventuella restriktioner eller begränsningar. I ägardirektiven kan du vara tydlig med vad du vill att styrelsen ska uppnå, men också om det finns några förhållningsregler för arbetet.

3. Planering

Styrelsens arbetsordning bör innehålla en detaljerad plan över årets styrelsemöten, som avseende datum och teman synkroniserar med bolagets strategiska process. Med datum kommunicerade långt i förväg, kan du förvänta dig att hela styrelsen är samlad på samtliga möten.

4. Rutiner frigör tid och tankekraft

Lägg inte tid på att fundera ut agenda och sätta samman mötesmaterial. För att frigöra tid för det som styrelsen verkligen ska hålla på med, se till att arbetet följer tydliga rutiner. En standardagenda och en mall för materialet underlättar inför mötet och säkerställer att ni lägger tid på rätt saker - de saker som för företaget framåt.

5. Effektivitet genom tydliga beslutsunderlag

En mall för beslutsunderlag säkerställer en högre lägstanivå på dessa, och ger styrelsen förutsättningar att vara väl pålästa inför mötet. Man slipper på så vis lägga värdefull mötestid på att presentera bakgrund och fakta, och kan fokusera på de mer värdeskapande diskussionerna. Besluten blir således mer genomtänkta.

Går ni i funderingar om att starta upp ett styrelsearbete? Ta gärna kontakt med oss för att diskutera stöttning i processen. Det är så klart ägarens visioner och värderingar som lägger grunden för arbetet, men det kan vara bra att få hjälp i en uppstart - för att veta hur och med vad man ska börja.